Доступ к финансовым функциям — Должны ли руководители проектов?

«Никто не трогает мои счета!» Заявление часто предупреждает при планировании внедрения интегрированных решений калькуляции затрат и бухгалтерского учета в организациях, которые ранее использовали для этого отдельные системы. Финансовые команды категорически против того, что никто за пределами своей команды не сможет запускать какие-либо учетные записи.

Что, на первый взгляд, вызывает серьезную озабоченность финансовый отдел, во многих случаях уже не может быть преодолено реальностью в их нынешних процедурах.

Это не проблема, когда менеджеры по работе создают ссуды на работу или заказы на покупку, которые не создают проводки для GL. Но руководители проектов часто несут ответственность за создание документов, таких как счета-фактуры продаж, и отправку их своим клиентам, а не только их составление, — с финансовым отделом, а затем только регистрацию этих счетов-фактур в их финансовом программном обеспечении. Деталь, что эти руководители проектов фактически не имеют права на запись в финансовое программное обеспечение, не изменяет того факта, что документы, которые они отправляют, являются юридически обязательными документами, а затем должны быть записаны в учетные записи. Если в любом из этих счетов-фактур была допущена ошибка, неправильный счет-фактура все еще должен быть зарегистрирован финансовой командой и исправлен путем создания кредитной ноты и исправленного счета-фактуры.

Из-за этой реальности в их нынешних системах было бы парадоксально вводить интегрированную систему с целью оптимизации рабочего процесса и сокращения дублирования ввода данных, но затем ограничить доступ к функциям менеджеров заданий, таким образом, отменяя эти преимущества , Именно поэтому многие компании решают предоставить руководителям проектов доступ к таким функциям, как AR Invoicing, приняв меры предосторожности, чтобы свести к минимуму вероятность ошибок:

Когда программное обеспечение настроено изначально, отделы счетов могут построить систему таким образом, чтобы публикации на счетах находились под полным контролем программного обеспечения и не могут быть перезаписаны руководителями проектов. Если снова посмотреть на пример счета-фактуры на продажу, это, как правило, только случай создания ссылки на одну учетную запись GL для дебетовых транзакций (дебиторская задолженность или дебиторы) и — в зависимости от состояния — один или два для кредитных проводок ( Доход от продажи и налог *). Если интегрированное программное обеспечение не дает менеджерам проектов возможность перезаписать любой из этих кодов, есть хороший аргумент, чтобы они могли вводить счета-фактуры.

Если — помимо примера счета-фактуры AR — пользователи также несут ответственность за принятие решения о том, какие затраты на покупку, связанные с покупкой, покрываются за счет этого счета, не так много сказать, чтобы дать им доступ к этой части учетных записей проводка. На многих предприятиях, которые используют отдельные системы учета счетов и затрат на работу, финансовая группа будет в любом случае запрашивать менеджеров проектов для получения подробной информации о том, что есть и что еще не покрыто счетами-фактурами AR (которые остаются или выходят из WIP). Опять же, если руководители проектов ограничены переписыванием системных счетов GL для работы в процессе или себестоимости продаж, позволяя им выбрать уровень работы, который должен быть перенесен, увеличит работу с риском минимизации неверных действий.

Разумеется, всегда будут индивидуальные случаи пользователей, которые требуют — начальное — удерживание финансовой командой, а финансовая команда должна сохранить общий контроль и ответственность. Там всегда будут ошибки человека, но ошибки также происходят в отделах счетов, и ошибки могут быть исправлены.

Компании, которые предоставили такой вид доступа к своим менеджерам проектов, все испытали увеличение рабочей экономики. Финансовые менеджеры могут тратить больше времени на управление бюджетами, вместо того, чтобы вводить данные и менеджеров проектов, чтобы увидеть увеличение их ответственности за работу и удовлетворенность работой.

Подводя итог всем указанным выше пунктам, ответ на вопрос в названии должен быть следующим: имеет смысл при внедрении интегрированного решения для калькуляции затрат и бухгалтерского учета для предоставления пользователям за пределами финансового отдела ограниченного доступа к финансовым функциям, если они были установлены в системе, и система была создана с строгим контролем над ними.

* например налог с продаж (США) / НДС (Великобритания / Ирландия) / GST (Австралия / Новая Зеландия / Канада)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *