Как создавать учетные записи управления — краткое руководство

Это руководство в первую очередь предназначено для новых выпускников, работающих на начальном уровне, профессиональных студентов и любого человека, связанного с профессией бухгалтера (и, в частности, управленческой отчетности), который хочет получить краткий обзор того, как набор управленческих решений счета могут быть произведены и что влечет за собой их производство, без необходимости читать 200-страничную книгу. Большая часть знаний, изложенных с самого начала, с точки зрения работы в отрасли, основанной на услугах, и позволяет читателю иметь разумные знания о фундаментальных концепциях бухгалтерского учета.

Объем этого руководства — дать читателям последовательность действий, которые я выполнил, по собственному опыту, для составления ежемесячного пакета отчетов для моей старшей управленческой команды. Эта последовательность действий и важность, которые я прикладываю к каждому виду деятельности, могут быть очень разными для той сферы бизнеса, в которой вы находитесь. Сказав это, я ожидаю, что большинство из вас разработают более яркую и краткую картину производственного процесса , которые затем можно подражать и интегрировать в свои конкретные обстоятельства.

Итак, давайте начнем!

Что мы пытаемся произвести?

В большинстве организаций совет или высшее руководство требует от бухгалтера / главного бухгалтера по управлению ежемесячного отчета о прибылях и убытках / отчета о прибылях и убытках, чтобы производительность организации по сравнению с установленными бюджетами (в основном подготовлена ​​в начале каждый финансовый год) и ожидаемые прогнозы (в основном обновляемые на конец каждого месяца) могут быть оценены. Ежемесячный отчет по управленческому учету содержит не только ежемесячный отчет о прибылях и убытках, но и ряд других полезных отчетов. Тем не менее, отчет о доходах действительно составляет основную часть отчетности, и это то, что мы попытаемся произвести в этом руководстве.

В ореховой скорлупе через определенный набор видов деятельности и за определенный период (обычно в месяц) мы определяем: доходы, полученные от бизнеса, расходы, связанные с получением таких доходов (широко известный как « стоимость проданных товаров / услуг и расходы, понесенные для поддержки такой генерации доходов и производства товаров / услуг. Эта стоимость иногда упоминается как центральные накладные расходы или вспомогательные функции. затрат или затрат на сервис-центр.

Что вы должны знать, прежде чем начать производство?

Большинство компаний будут использовать «План счетов» в своих системах учета (это могут быть: Sage, SAP, Oracle, SUN, Viztopia и т. Д.) Для классификации и записи различных типов транзакций, связанных с различными типами активов, капитала, доходов и расходов.

План счетов или COA, как мне нравится называть его, представляет собой список всех учетных записей номинальных держателей, которые бизнес намерен использовать для записи своих деловых операций. Этот список учетных записей может быть в виде цифр, алфавитов или буквенно-цифровых значений. Из-за собственного опыта я предпочитаю номера.

Итак, чтобы привести пример, наш полный COA может варьироваться между номерами 0001 и 9999 и в этом диапазоне, мы можем иметь несколько диапазонов, каждый из которых представляет собой тип активов, обязательств, капитала, доходов или затрат. Например, диапазон 5000-5999 может представлять только различные виды потоков доходов для бизнеса, а диапазон 1000-1999 может относиться только ко всем основным средствам, принадлежащим бизнесу.

Это просто примеры того, как ЦО можно разделить. Вы должны знать, какие диапазоны / с номинальных кодов счетов в ваших коммерческих членах COA являются доходами, стоимостью проданных товаров / услуг, центральными накладными расходами, активами, обязательствами и капиталом.

Вы не сможете понять отчет о доходах (именно это вы пытаетесь произвести), если вы не понимаете план счетов. Отчет о прибылях и убытках в основном считывает все данные, хранящиеся в диапазоне COA / с, относящиеся к доходам и расходам за данный месяц / период.

Как только вы поняли разделение COA, вы можете по-настоящему оценить шаблон ежемесячного отчета о доходах, который уже существует вашей организацией. Если вы назначаете задачу для сборки с нуля, это руководство не для вас. В этом руководстве мы предположили, что ваша организация уже имеет определенный месячный шаблон отчетности, основной из которых является отчет о прибылях и убытках.

Огромное количество организаций производят свои ежемесячные учетные записи управления в Microsoft Excel. Отчет о прибылях и убытках, в зависимости от бизнеса, будет разделен на несколько разделов. Для целей настоящего руководства мы будем использовать следующие разделы, которые составляют типичный отчет о прибылях и убытках:

• Доход
• Стоимость проданных товаров / услуг
• Валовая прибыль
• Расходы на продажу
• Расходы на маркетинг
• Взнос на центральные накладные расходы
• Центральная надбавка за накладные расходы
• EBITDA

. Каждый из вышеуказанных разделов отчета о прибылях и убытках будет состоять из нескольких номинальных кодов от COA. Например, раздел доходов в отчете о прибылях и убытках в MS Excel может собирать / суммировать данные из кодов 5000-5999 в диапазоне от основного программного обеспечения учета за определенный месяц. Как это сделать? Ну, большинство организаций используют какой-то посреднический инструмент excel для извлечения данных из основного бухгалтерского программного обеспечения (где записывается транзакция) на excel. Вот почему необходимо знать свой бизнес-характер COA, чтобы вы знали, что составляет доход и что составляет, скажем, стоимость проданных товаров.

Чтобы вернуть то, что мы только что сказали выше:

ï, § Прежде чем вы даже откроете ежемесячный отчет о своем бизнесе, из которого шаблон отчета о доходах является самым важным, вам нужно понять свою диаграмму счетов.
ï, § Большинство управленческих счетов & # 39; packs / templates, сделаны в excel
裏 Сделки записываются с использованием некоторого программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета, такого как Sage, Sun, Sap и т. д.
ï, § Шаблон ежемесячного отчета о доходах делится на разделы, такие как доход , Себестоимость продаж, валовая прибыль и т. Д. Каждый раздел считывает несколько номинальных кодов из основного программного обеспечения учета и суммирует их в течение определенного периода в шаблонах отчетности ms excel.
ï, § Это суммирование / сопоставление информации в excel из программного обеспечения бухгалтерского учета с использованием номинальных кодов обычно выполняется с помощью инструмента расширения Excel.

Надеюсь, пока, так хорошо! Давайте теперь двигаться вперед.

Производственный процесс

В широком смысле финансовый отдел практически всех предприятий, начиная от малых и средних и крупных публично зарегистрированных на бирже компаний, может иметь следующие подразделы, отдельно или комбинированные, в рамках основной финансовой функции:

• Обработка заказа клиента — SOP
• Книга продаж
• Кредитный контроль
• Журнал закупок
• Бухгалтерия управления
• Финансовая отчетность

На ежедневной основе заказы обрабатываются в системе продаж. Система бухгалтерского учета продаж может существовать в основном бухгалтерском программном обеспечении компании или может быть отдельной системой. Результатом обработки заказа клиента является производство счетов-фактур.

Эти счета-фактуры продажи затем преследуются отделом кредитного контроля для сбора денежных средств. После получения денежных средств в банке такие квитанции регистрируются отделом продаж в основной системе учета.

Наряду с этим, на ежедневной основе департамент закупок закупок обрабатывает счета-фактуры & # 39; т.е. счета, которые должен платить бизнес. Для большинства предприятий учет выгод от накладных на покупку:

裏 Классификация / классификация каждого счета на тип стоимости / с
ï, § Присвоение стоимости определенному продукту / / отделу и / или бизнес-единицам

Например, если бизнес потратил 5000 фунтов стерлингов на печать и привязку журнала (при условии, что журнал является «продуктом» / «потоком доходов» для бизнеса), менеджер книги по закупкам записывает эту стоимость как прямую стоимость ( давая ему кодекс номинальной книги с прямой стоимостью из Плана счетов) и назначить расходы, понесенные «Производственному отделу» и бизнес-подразделению «Печатные публикации» этой организации.

Законопроект оформляется в установленном порядке менеджером книги покупки.

Суть в том, что на ежедневной основе счета-фактуры на продажу растут и получаются денежные средства, а также регистрируются и фиксируются счета. В конце каждого месяца или в день прекращения до конца месяца вы просите все соответствующие отделы не делать никаких дополнительных записей за период, за который должны быть подготовлены управленческие счета. Ваши управленческие счета начинаются здесь!

MPL Media Plc

В целях этого краткого руководства мы создадим вымышленную организацию, работающую в медиа-индустрии, выпускающую ежемесячные журналы. Мы будем называть его MPL Media Plc.

В своей организационной структуре MPL-медиа имеет все перечисленные выше финансовые функции:

• Производственный отдел
• Редакционный отдел
• Отдел данных и маркетинга
• IT
• Средства
• HR

СМИ MPL получают доход от продажи рекламных площадей в своих журналах. Все заказы, относящиеся к определенному журналу, выставляются на счет публикации и распространения журнала. Все проектные работы и редакционное содержание журнала создаются собственными силами редакционных и производственных отделов, тогда как печать, переплет, упаковка и распространение журналов транспортируются отдельными внешними поставщиками.
MPL-носитель использует инструмент excel для извлечения данных из своего программного обеспечения для учета в excel. Он может делать это на транзакционном уровне, а также простое резюме.

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 1 — Предоплата по прямым платежам

После того, как в месяц, на который будут производиться учетные записи, будет указано или прекращено любые последующие записи, первое из списка последовательных видов деятельности, которое ведет бухгалтер по управлению предоплата прямых расходов.

Как упоминалось ранее, некоторые номинальные коды в COA будут относиться к стоимости проданных товаров / услуг. В случае MPL-медиа все номинальные коды регистров, относящиеся к печати, упаковке, дизайну, редакционному содержанию и распределению журнала, оцениваются как «прямые затраты» на создание такого журнала. Кроме того, каждый журнал, продаваемый бизнесом, будет иметь дату публикации. В силу этой даты публикации мы можем выяснить, сколько и сколько журналов следует учитывать как доходы и расходы в месяц, для которых выпускаются управленческие счета.

Любые прямые расходы, связанные с журналами, даты публикации которых выходят за последнюю дату месяца, для которых готовятся счета счетов, должны быть вывезены из отчета о прибылях и убытках и перенесены в баланс как «Прямая стоимость Предварительная оплата". Простая запись в журнале для этого будет заключаться в кредитовании соответствующих прямых расходов по номинальным счетам и дебетовании учетной записи предоплаты баланса.

Например:

Оригинальная запись менеджера по закупкам

Номинальная учетная запись DEBIT CREDIT
Печать P & L 25 000
Редакционное содержание P & L 8,000
Распределение P & L 26,000
ABC Printers Ltd Баланс 25 000
Dolphin Editors Ltd. Баланс 8000
DHL Couriers Ltd. Баланс 26 000

Примечание: Пожалуйста, имейте в виду, что вышеуказанная запись записывает прямые затраты на ряд журналов которые будут опубликованы в месяц и в последующие месяцы.

Журнал «Расходы на прямую оплату» от управляющего бухгалтера

Номинальный тип счета ДЕБИТНЫЙ КРЕДИТ
Печать P & L 5 000
Содержание в редакциях P & L 1,500
Распределение P & L 8 000
Прямые затраты Предоплата Баланс Лист 14,500

Эффект предоплаты прямых расходов, связанных с будущими журналами, через такую ​​запись в журнале, будет заключаться в сокращении прямых расходов в отчете о прибылях и убытках и увеличении актива предоплаты на балансе.

. Короче говоря, после публикации журнала прямых предоплатных платежей отчет о доходах будет оставлен только с прямыми издержками, которые имеют отношение к журналу, опубликованному в месяце управленческих счетов.

В последующие месяцы прямые расходы, связанные с предоплатой прямых расходов, бухгалтерский баланс будет выдан в отчет о прибылях и убытках, когда и когда будут опубликованы соответствующие журналы.

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 2 — Предварительные выплаты по центральным накладным расходам

. Подобно прямым затратам, нам теперь необходимо сосредоточиться на всех издержках, которые напрямую не связаны с производством товаров / услуг (журналы, в случае с MPL-носителями). Сюда могут входить любые из следующих: аренда, тарифы, страхование зданий, подписки на ИТ и т. Д.

. Все такие расходы покрывают определенный период времени. Например, счет-фактура аренды обычно выставляется за четверть. Таким образом, любой выставленный счет на аренду будет покрывать период в 3 месяца. Аналогичным образом, ставки в отношении бизнеса оплачиваются заранее и охватывают период в 12 месяцев.

В связи с этим нам нужно рассчитать и посмотреть, какие из центральных накладных расходов связаны с учетной записью управления. месяц и сколько еще относится к будущему. Все центральные накладные расходы, которые охватывают будущие периоды, снова будут выведены из отчета о прибылях и убытках за месяц и перенесены в баланс как «предварительная предоплата».

См. Эту простую иллюстрацию ниже:

Чтобы получить полное руководство, посетите:

http://www.how-to-produce-management-accounts.com

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *