Смешанные платформы — преимущества интегрированного решения по управлению проектами

Многие креативные агентства имеют совершенно разные системы для управления своими работами и ведения бухгалтерского учета.

Отчасти это связано с тем, как компании настроены в отношении своей ИТ-системы и совместимости бухгалтерского программного обеспечения:

Apple Mac широко используются для творческой работы студии, в то время как для управления ее проектами обычно используются ПК или Mac, в зависимости от того, что у менеджеров проекта. Если они исходят из творческого фона, они склонны продолжать использовать Mac для управления проектами, если они исходят из бизнес-фона, они, скорее всего, будут использоваться для управления ПК. В обоих случаях часто используется программное обеспечение Microsoft Office, такое как Excel и Word, которое используется для управления проектами, хотя все большее число фирм внедряет программное обеспечение с открытым исходным кодом.

С другой стороны, большинство основных учетных пакетов основаны на Windows PC платформ и — опять же благодаря знакомым — пользователи финансов предпочитают ПК для Mac для своей работы.

Наличие смешанной среды платформы часто означает ограниченное совместное использование ресурсов сервера. Финансовый отдел не может получить доступ к серверу Mac студии, и сотрудники студии не имеют доступа к коммерческим документам на ПК-сервере. Вследствие такой установки обмен информацией по-прежнему в значительной степени зависит от бумажных документов, передаваемых по всему офису. Когда проект завершается, рабочая документация, а иногда и проекты счетов, передаются в финансовый отдел для составления счета и записи его в бухгалтерском программном обеспечении.

Если членам финансовой команды необходимо взглянуть на креативный отчет, они спрашивают студию о мешке работы, если студия получает запрос клиента о счете-фактуре, копия запрашивается у финансовой команды, если только в ней нет

Это может быть проще: если используется интегрированная система, совместимая на разных платформах, все работают по тем же данным, и требуется меньше бумажной работы. Неконфиденциальные данные легко доступны для всех, тогда как защита имени пользователя и пароля гарантирует, что конфиденциальные финансовые данные видны только тем членам компании, для которых она предназначена. Информационная запись может быть начата одной командой (например, студией), а затем будет поднята другой командой (например, финансами), а не будет переделана.

В частности, этот последний момент, избежание дублирования работы, было обнаружено, что это самое большое улучшение рабочего процесса и экономии времени организациями, которые поставили такую ​​систему:

· Детали счетов-фактур AP не обязательно должны вводиться финансовым отделом, поскольку они уже являются частью заказы на покупку, размещенные в студии.

· Время и затраты на проекты можно легко подобрать при подготовке счетов-фактур AR. То же самое относится к котировкам, которые можно легко подобрать к шаблонам AR-счетов.

· Менеджеры проектов могут составлять эти счета-фактуры, которые должны быть сделаны только в финансовом отделе, который сохраняет окончательный контроль.

· Руководители проектов способный собирать старые счета и использовать их в качестве шаблонов для новых для аналогичной работы.

· У каждого есть доступ к электронной сумке для работы, чтобы посмотреть информацию о проекте и связанные с проектом документы или рабочие файлы.

Время, восстановленное отказ от дублирования работы может быть затем использован для работы по сбору платы, а опыт внедрения таких систем показывает, что компании, которые следуют этому маршруту, увеличивают свои доходы в среднем на 30-40%.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *