Управление счетами имеет ключевое значение для электронного бизнеса

В течение последних нескольких лет все больше внимания уделялось управлению документами. Не удивительно, поскольку он предлагает значительные улучшения в производительности, улучшении рабочих условий и быстрой отдаче от инвестиций. Но по-прежнему отсутствует истинное понимание того, что такое преимущества и что оно влечет за собой.

Существует два типа управления документами. Один из них касается разных версий документов — кто их проверяет, какие корректировки выполняются и когда они снова проверяются. Другая касается документирования и сбора данных во всех их форматах для сокращения объема бумаги, используемой в Организации. Именно эта последняя версия становится все более популярной, поскольку за последние несколько лет были достигнуты значительные улучшения в области технологий. Неудивительно, что ожидается, что управление документами будет расти в годовом исчислении на 30%, а прогноз к 2002 году достигнет 32 миллиардов долларов — во всем мире.

Управление счетами — одна из самых быстрорастущих областей управления документами, поскольку «безбумажный» отдел становится для многих компаний более чем мечтой. Ebusiness вызвала большой интерес в решениях управления счетами (IMS). Снижение издержек, наблюдаемое в финансовом отделе, заметно при внедрении стратегии электронной кредиторской задолженности и ценных бумаг. Управление счетами, возможно, является самым простым и быстрым способом обеспечения плавного перехода, поскольку финансовый отдел охватывает электронный бизнес.

Что это?
Решения для управления счетами — это специализированные системы управления документами, разработанные специально для управления счетами-фактурами и их соответствующими документами в финансовом отделе. IMS доступен как для кредиторов, так и для дебиторской задолженности, но для простоты в этой статье основное внимание уделяется отделу A / P.

Решения для управления счетами (IMS) могут помочь в достижении стратегических целей, таких как повышение производительности, оптимизация бизнес-процессов, улучшение отношений с цепочками поставок и, возможно, наиболее существенное снижение затрат. Наряду с этими преимуществами появляется множество новых преимуществ, когда мы привлекаем электронный бизнес, который будет рассмотрен во втором отчете.

Современные решения для управления счетами в реальном времени (IMS)
Управление счетами может быть очень сложным или невероятно простым — это зависит от бизнес-требований. Большинство решений масштабируемы, поэтому дополнительные функции (новые процессы, дополнительные люди или дополнительные методы захвата) могут быть включены, как того требует бизнес. Традиционно управление счетами было просто электронным шкафом — вместо ручной подачи бумажных счетов-фактур, которые были отсканированы и сохранены в виде электронных документов. Это позволило сократить расходы на хранение и значительно ускорить поиск документов. Аудиторы, менеджеры и другие заинтересованные третьи стороны были счастливее, так как они могли легче обращаться к документам, ускоряя свою работу.

Сегодня управление счетами по-прежнему предоставляет электронный шкаф для подачи заявок, но с улучшением технологии рабочего процесса (теперь называемой eProcess) и оптического распознавания символов (Optical Character Recognition), которая расширила функциональность. Решения для управления счетами могут сегодня улучшить все существующие бизнес-процессы. Нет необходимости изменять способ работы, чтобы разместить новую систему, поскольку она просто автоматизирует то, как вы в настоящее время работаете. Тем не менее, он удаляет, автоматизирует или упрощает многие трудоемкие и повторяющиеся
ручные задачи, связанные с финансовыми процессами.

Из данных, содержащихся в организациях, 90%, по оценкам, проводится в бумажных или других форматах документов и редко контролируется стратегически. Это недоступно сотрудниками, когда они требуют этой информации и часто могут найти время для поиска. Требуется много времени и усилий для контроля оставшихся 10%, обычно находящихся в больших базах данных, с использованием сложных финансовых, ERP и других приложений. Решения для управления счетами устраняют дисбаланс в управлении данными, чтобы улучшить бизнес
.

Управление счетами позволяет сотрудникам, независимо от их местонахождения, безопасно получать доступ к документам и данным со своего рабочего стола. Поскольку доступ к документам возможен через LAN, WAN или интернет-браузер, к ним могут обращаться авторизованные пользователи по мере необходимости, независимо от их местонахождения. Это повышает производительность работников знаний, которые могут мгновенно реагировать на запросы.

В высокопроизводительной среде информация, необходимая для выполнения ключевых задач, может быть доставлена ​​на рабочий стол с помощью программного обеспечения eProcess. Поскольку каждая компания имеет свои собственные уникальные процессы и бизнес-правила, автоматизация их специфична для каждой организации. К счастью, благодаря новейшим инструментам моделирования, эти процессы могут быть достигнуты очень просто. Скажем, например, когда приходит счет-фактура, его нужно каким-то образом воздействовать на сотрудника, использующего данные из вашей финансовой системы. IMS принимает к сведению счет-фактуру, когда он прибывает и собирает информацию, требуемую от финансовой системы. Изображение и информация отправляются в рабочую очередь, к которой обращается сотрудник со своего рабочего стола. Затем управление может отслеживать выполнение задач с использованием широкого спектра графических данных и аудита. Возможность легко просматривать этот тип информации может иметь серьезные последствия для бизнеса, поскольку неэффективность легко выделяется и устраняется.

Управление счетами также устраняет множество повторяющихся задач в финансовом отделе. Регистрация счета больше не требуется. Поскольку счета больше не теряются, не будет необходимости регистрировать их по мере их поступления. Если они не зарегистрированы, они одинаково не должны быть незарегистрированы, если они отклоняются в процессе авторизации.

Для большинства счетов-фактур ввод данных уменьшается, поскольку информация может быть «прочитана» с использованием технологии OCR из счетов-фактур и автоматически обновлена ​​до книги. Данные также могут быть переданы в eProcess или заполнять базы данных, совместимые с ODBC. IMS может соответствовать документам по мере их поступления. Когда приходит счет-фактура, IMS может автоматически сопоставлять ее с надписями поставки или заказами на поставку. Больше нет необходимости иметь груды документов, ожидающих прибытия счетов-фактур, и устраняется трудоемкое ручное сопоставление.

Пока система совместима с стандартом BSI стандарта BSI, больше не будет необходимости поддерживать оригинальные бумажные счета-фактуры. Это устраняет необходимость вручную хранить и хранить счета-фактуры, поскольку система автоматически выполняет эту задачу в соответствии с вашими бизнес-правилами. Документы хранятся в одной системе независимо от формата — COLD, бумага, EDI, XML, электронная почта и т. Д. Электронный репозиторий всех данных и документов позволяет вашим сотрудникам интуитивно быстро получать информацию, используя один поиск.

Автоматизация процесса авторизации — еще одна область, где можно добиться значительных улучшений производительности. Вместо того, чтобы отправлять копии каждого счета-фактуры авторизаторам и вести ручную проверку дат оплаты, система автоматизирует весь процесс. Бизнес-правила встроены в систему, так что каждый счет-фактура может быть автоматически перенаправлен правильным получателям. Веб-технология позволяет Авторизатору просматривать счет и завершать авторизацию независимо от их местоположения. Каждая из систем авторизации различна, но должна обеспечивать аудиторский след и интегрированные процедуры эскалации, чтобы гарантировать, что счета-фактуры будут возвращены и оплачены вовремя. Это оказывает положительное влияние на отношения с поставщиками и гарантирует, что отдел каждый раз получает свои скидки.

С быстрым поиском счетов из финансовой системы легко ответить на запросы из цепочки поставок. Это улучшает изображение отдела с цепочкой поставок и сокращает трудоемкие и дорогостоящие телефонные звонки обратно с ответами. Информация предоставляется непосредственно на экране, когда это необходимо. Удаление значительной части рутинных задач в автоматизированную программную систему повышает точность и скорость работы. Он также может отлично влиять на рабочую среду. Поскольку сотрудники освобождаются от обычных рутинных задач, они могут тратить больше времени на продуктивную и продуктивную работу, такую ​​как построение отношений в цепочке поставок и повышение эффективности бизнеса.

. Легко видеть, что решения по управлению счетами могут обеспечить множество преимуществ для занятого финансового отдела. Возврат инвестиций для этих решений является быстрым. Автоматическая авторизация имеет ожидаемую рентабельность инвестиций в течение нескольких месяцев, и вы можете ожидать, что вся система заплатит за себя в течение 2 лет.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *