Из карманных расходов в качестве стоимости работы

Один из моментов, цитируемых многими агентствами, когда их спросили, в чем разница, которую их новая интегрированная система калькуляции затрат сделала для их бизнеса, является повышение прозрачности затрат на проекты. До появления нового программного обеспечения им приходилось ждать, когда будут выставлены счета-фактуры, а затем вручную распределить их по тем работам, для которых они были использованы. Когда новые системные затраты записываются на рабочие места, когда они заказываются *, что дает лучшее представление о том, как они распределяются по разным рабочим местам в гораздо более ранний момент времени.

Эта система будет работать нормально для затрат, которые заказываются из за пределами. Но как насчет затрат, связанных с работой, а не из-за внешнего источника? Как насчет расходов на карманные расходы сотрудников, работающих на рабочих местах? Традиционно, когда использовалась чистая система учета без интегрированной калькуляции затрат, требования к расходам были предъявлены за пределами программного обеспечения учетных записей на листах ручных расходов или электронных таблицах. После того, как они проверили их, некоторые финансовые отделы затем разместили их в виде банковских журналов на накладных счетах (например, на счет персонала) или распределяли расходы на разные цены кодов продаж (например, клиентские развлечения, перезаряжаемые такси и т. Д.). Другие заявили бы, что заявители выступают в качестве поставщиков в системе и вводят форму заявки на оплату в качестве счета-фактуры на покупку. В этот момент разные поступления будут распределяться по разным стоимостям продаж или суточных счетов, и оплата будет либо осуществляться в виде единовременного возмещения, либо добавляться в фонд заработной платы в конце месяца.

Наличие новой интегрированной работы система калькуляции предлагает совершенно иной подход для учета этих затрат. Вместо того, чтобы финансовая группа должна была ввести их в систему, сами заявители могут вводить свои претензии прямо в программное обеспечение для калькуляции работы. Пока они устанавливаются в качестве поставщиков в системе, они могут создавать ПО и отправлять их вместе с их поступлениями в отдел бухгалтерии для обработки. Им гораздо легче, чем финансовая команда распределять свои квитанции на нужные рабочие места. Таким образом, значительно улучшена видимость затрат по проекту намного раньше.

Если — кроме того, система может предложить интерфейс для издержек из кармана, отличный от обычного интерфейса заказа на поставку, что позволяет печатать форму заявки на расход к которым квитанции могут быть сшиты и которые связаны с электронной процедурой утверждения, еще лучше.

Не будет никакого нежелания со стороны сотрудников использовать эту систему интегрированных процедур PO или расходования средств, чтобы фиксировать их расходы, поскольку эта административная работа заменяет лист требований о расходах, который они использовали для использования, и, следовательно, нет дублирования административной работы для них. Они также понимают, что это основа и триггер для их возмещения и что, экономя финансовый отдел, чтобы повторно ввести все данные о расходах, весь процесс возмещения будет ускорен. Процедура оплаты будет более плавной, а также в системных условиях требование о возмещении расходов после того, как ее утверждение станет еще одним поставщиком-фактурой. Расчет этого счета-фактуры может осуществляться как часть обычного прогона оплаты и автоматически распечатывать чек или создавать электронный файл банковского перевода.

Агентства, которые внедрили такую ​​процедуру возмещения расходов в качестве неотъемлемой части своей системы калькуляции работы, не только обнаружили, что это было хорошо воспринято сотрудниками, но также и то, что оно значительно увеличило прозрачность затрат по их проектам. Больше из карманных затрат было выделено на рабочие места, позволяющие агентству перезаряжать их для клиентов, и поэтому количество расходов, которые необходимо проглотить, поскольку накладные расходы были сокращены. МСП сэкономили несколько сотен долларов в месяц, в то время как для более крупных практик с большим количеством сотрудников, претендующих на расходы, сбережения были еще больше, что привело к тому, что интегрированные расходы требовали небольшого, но ценного инструмента в борьбе с кредитным кризисом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *