Кредитная карта компании в интегрированной системе калькуляции затрат

Кредитные карты компании становятся все более распространенными в творческих агентствах как простой способ для сотрудников оплачивать расходы, понесенные в их повседневной работе. В частности, с растущей необходимостью покупать материалы или изображения, связанные с проектом, или даже нечетные выходы на вечерние работы и т. Д. В Интернете, отсутствие доступа к кредитной карте не позволит сотрудникам использовать этот ценный источник.

Существует два основных типа компании: кредитные карты, используемые в творческих компаниях:

— кредитная карта компании, доступная каждому (в офисе) или

— кредитные карты названных компаний для лиц, которые по типу задач, которые они выполняют (например, клиенты, клиенты развлекаются). Каждый раз требуется доступ к отдельной карточке.

В зависимости от того, какой тип кредитной карты используется, один оператор будет отправлен в бизнес или отдельные заявления, например Кредитная карта Johns и кредитная карта Дженни.

В заявлениях обычно будет содержаться смешение расходов, связанных с работой и не связанными с работой, и в рамках связанных с работой затрат смесью перезаряжаемых и не перезаряжаемых.

Процедура для общей компании кредитная карта, используемая каждым персоналом для записи затрат на нужную работу или накладные расходы, может основываться на тех же самых, что использовались для электронной книги велосипеда: установите кредитную карту компании в качестве поставщика и создайте открытое ПО — возможно, ежемесячно — для добавления новую строку со всеми данными о проекте или стоимости, когда используется карта. Поддержание открытого ПО обычно достаточно просто, поскольку использование кредитной карты запускается изнутри помещения. Когда приложение приходит, оно назначается соответствующим строкам на открытом PO. Любые строки, все еще выдающиеся, могут быть затем скопированы на новый открытый запуск ПО в течение следующего месяца.

Это немного другая настройка с кредитными картами отдельных компаний, поскольку их использование чаще всего запускается из-за пределов помещения держателями карт оплачивая транспортные билеты, гостиницы или питание. Держатели кредитных карт собирают все свои квитанции, часто смесь поступлений, оплаченных кредитной картой компании, и оплаченных личными средствами. Исторически заявления затем приходили в финансовый отдел, который преследовал бы всех держателей карт, чтобы получить от них информацию и квитанции для использования карт, чтобы ввести их в свои системы и записать затраты на рабочие места там, где это применимо.

С интегрированная система калькуляции затрат на месте, этот процесс может быть гораздо более простым, и можно избежать дублирования работы, вызванной тем, что пользователи вручную записывают данные об использовании карты в копию заявления, а затем финансовый отдел повторно вводит эти данные в свою систему:

Если программное обеспечение настроено таким образом, что позволяет владельцам карт использовать интерфейс на основе личной претензии о расходах для ввода всех деталей для своих транзакций с карточками и представить их вместе с их поступлениями в финансовый отдел , весь процесс упрощается, и дублирование работы не требуется. Если — кроме того — информация о заявках может быть загружена в электронном формате из банка, используемого и загруженного в программное обеспечение для калькуляции работы, обеспечивающее основы транзакции, такие как дата, количество и местоположение, это просто номер задания и, возможно, повествование, которое должны быть добавлены в систему держателями карт. Простота этого решения гарантирует их принятие новых процедур.

В частности, в периоды экономических проблем, как никогда важно, не только регистрировать и распределять затраты на нужные проекты, чтобы подзаряжать их клиентам, но и наилучшим образом использовать время сотрудников. Простой и эффективный процесс, описанный здесь, для учета расходов кредитной карты компании в систему будет способствовать достижению обоих.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *