Проект внедрения HRIS

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

a) Руководитель проекта

b) Команда проекта

c) План проекта

d) Элементы плана проекта:

1) Очистить данные

2) Создать тестовую среду для приложения

3) Численность сотрудников

4) Настроить организационную структуру

5) Настройка сообщений (заданий)

6) Настройка шаблонов сдвигов

7) Настройка сведений о сотрудниках

8) Настройка безопасности доступа пользователей

9) Настроить правила управления персоналом и платежами

10) Настройка отчетов

11) Настройка триггеров

12) История перенесена вперёд

13) Заполнение нового приложения

14) Параллельный запуск

15) Миграция тестовых данных в живую среду

16) Старые данные

16) Де-ввод в эксплуатацию

ПРОЕКТ

Введение

Это более подробный взгляд на реализацию ХРИС. Это было сделано с намерением дать представление о масштабах и масштабах профессионалу, рассматривающему приобретение и внедрение новой или заменой HRIS, и не является исчерпывающим и не является окончательным планом проекта.

Большая часть этой статьи с приложениями HR и расчета заработной платы, но многие действия являются общими для систем Time & Attendance. Мы будем обновлять и расширять эту статью время от времени, чтобы основываться на базе наших посетителей.

Ваш выбранный поставщик будет иметь богатый опыт в управлении такими проектами, как ваш, но вам полезно иметь (19659004). Многие из этих материалов основаны на реальном опыте (или рубцовой ткани!), приобретенном нашей командой в течение многих лет, и мы подразумеваем, что она должна быть представлена ​​на понятном языке и легко — следующий формат.

a) Руководитель проекта

Если есть одно сообщение, чтобы получить здесь, вы получите свой собственный менеджер проектов; НЕ полагайтесь на Продавца, чтобы управлять проектами от вашего имени, поскольку они, в конечном счете, не смогут оправдать ожидания каждого, независимо от того, насколько сильно они работают. Они всегда будут испытывать трудности с балансированием приоритетов, которые иногда будут в конфликте. Вы не ожидали, что адвокат будет действовать одновременно как прокурор, так и защитник!

. Важно отметить, что ваш собственный человек будет больше владеть и что введение вашего нового HRIS — это не просто что-то отдаленное », «ваша организация

Давайте сразу получим это в контексте:

i) Менеджер проекта вряд ли сможет совместить роль PM с другой дневной работой.

ii) Менеджер проекта должен иметь опыт в толковании плана Поставщика, сортировке (и уговоре) ресурсов, соблюдении сроков и поддержании связи с Продавцом. Это не работа для любителя.

Очень сложно, скажем, HR-менеджер взять на себя роль, но это нецелесообразно, если у них нет вышеупомянутого опыта. На самом деле, поверьте мне на этот вопрос.

В идеале вы должны использовать кого-то с соответствующим опытом из других стран, которые могут смотреть на изображение беспристрастно и беспристрастно. Делая это таким образом, опыт остается в организации. В противном случае нанять профессионального менеджера проекта; это не будет дешево, но, взяв на себя решение, вы не улучшаете свои шансы на успех, избегая необходимости.

. Вариант сокращения внешних издержек может состоять в том, чтобы назначить менеджера программ для контроля над вашим Менеджером проектов, если их общий опыт не является исчерпывающим. Краткое описание программы Manager будет включать в себя широкий обзор проекта и обзор, возможно, еженедельно, с менеджером проекта. Таким образом, расходы подрядчика сводятся к минимуму, и Менеджер программ может предоставить роль наставника.

Тот, кто приземляет позицию Менеджера проекта, ДОЛЖЕН иметь право принимать решения (в рамках бюджета и других согласованных лимитов) и иметь приоритетный доступ к ресурсам, когда требуются, чтобы вызвать ненужное прерывание нормальной деятельности. Крайне важно, чтобы все затронутые отделы консультировались во время планирования проекта по всем вопросам, которые затрагивают их людей и ресурсы.

b) Команда проекта

Держите команду небольшой. Только люди, которые оказывают непосредственное влияние на проект, должны быть в основной команде. Другие могут быть кооптированы для различных этапов Плана, которые относятся к ним.

Хорошее количество для основной команды — 3. Кроме того, у вас есть комитет, который затруднит достижение консенсуса и может замедлить работу членов команды не могут проводить собрания. [Подробнее]

c) План проекта

Обычно Поставщик разрабатывает план проекта, в котором подробно описываются действия, необходимые для загрузки, настраивать, внедрять и тестировать приложение до принятия и подписания покупателем.

Как клиент, вам нужно будет составить теневой план для удовлетворения случая, который будет включать в себя все шаги, которые необходимо предпринять с вашей стороны, лица, ответственные за ресурсы этих шагов, и сроки выполнения этих шагов в соответствии с планом поставщика.

Если у вас нет (дорогого) программного обеспечения для планирования проекта для этого, вы можете составить свою диаграмму в формате Gantt с помощью MS Excel

d) Элементы плана проекта

Ниже приведена иллюстрация некоторых типичных действий в плане клиента, которые отвечают требуемому действию в генеральном плане.

1. Очистить данные

Либо распространите пустую форму и попросите сотрудников заполнить ее, либо распечатать то, что у вас есть, и попросить их исправить или добавить информацию. Я действительно одобряю прежний курс, поскольку он начинает данные с нулевой базы и означает, что работники должны приложить все усилия, чтобы исправить это.

2. Создание тестовой среды для приложения

Это будет ваш отдел ИТ / ИКТ, который устанавливает это, как правило, путем распределения сервера и загрузки на него копии приложения, готового для ввода данных. В дальнейшем они создадут среду для жизни, которая станет постоянным домом для вашего приложения.

3. Номера сотрудников

Убедитесь, что новое приложение может нести последовательности, которые вы используете. Если у вас есть исторический набор номеров сотрудников, это может быть хорошей возможностью начать с нуля

4. Настроить организационную структуру

. Мое рекомендуемое действие здесь — это репликация организационной структуры на основе плана счетов, используемого Финансовым отделом.

Отделы могут быть сконфигурированы так, чтобы нести альфа-описание и числовой номер диаграммы.

Пример: [19659004] И так далее …

Совет № 4.1

При создании структуры помните, что сама организация находится на вершине «пирамиды», иначе вы не сможете транзитировать людей между отделами. [19659004] 5. Configure Posts (Jobs)

Post (Job) можно рассматривать как пустой «костюм» для задания, которое существует до того, как кто-то действительно заполняет задание.

Приложен к сообщению будет ряд условий:

] Часы работы:

Если стандартные организационные часы составляют 40 в неделю и соответствующая публикация, например Payroll Manager — это 40-часовое рабочее задание, тогда он будет считаться 1 FTE (Full-Time Equivalent). Если Post был всего 30 часов в неделю, то он был бы выражен в отчете о численности персонала как 0,75 FTE.

Класс:

Большинство сообщений будет размещено в согласованной степени. Некоторые выгоды или условия могут автоматически начисляться из оценок, и их необходимо будет добавить в Почту соответственно.

Отчеты:

Это будет немедленный отчет в организационной иерархии. Это имеет дополнительное значение при настройке Triggered Actions, чтобы гарантировать, например, что всем сотрудникам, подотчетным определенному менеджеру, сообщается о предстоящих совещаниях по оценке или учебных мероприятиях.

Проблема немного омрачена, когда сотрудник фактически держит две должности — как, возможно, неполный рабочий день, так и отчеты для нескольких Менеджеров. Некоторые программные приложения не могут справиться с этим, не имея двух разных учетных записей, настроенных для человека, что крайне неудовлетворительно, особенно когда оно воздействует на Payroll. Если у вас есть так называемые Multi-Posts в вашей организации, вам нужно будет очень внимательно изучить спецификацию вашего поставщика. Ориентировочно, большинство продавцов, которые продают в государственном секторе будет иметь эту функцию, по необходимости

Преимущества:.

Либо зависит от сорта или, возможно, в качестве стандартной функции занятости, выгоды могут быть присоединены к Работа.

Свойство:

Некоторые позиции автоматически требуют корпоративной собственности, такой как мобильные телефоны, ноутбуки и автомобили компании.

Некоторые позиции автоматически требуют корпоративной собственности, таких как мобильные телефоны, ноутбуки и автомобили компании. ] 6. Настройка шаблонов сдвигов

Большинство организаций будут иметь разные шаблоны смены для своих сотрудников и могут варьироваться от недельных до ротаций, которые повторяются каждые 12 недель и более. Убедитесь, что у вас есть каждый доступный текущий шаблон сдвига, а затем настройте их в системе T & A. После этого вы привяжете каждого сотрудника к смене.

Некоторые работники определяются как «плавающие», поскольку у них нет фиксированного паттерна, но вы можете установить категорию без сдвига, а диспетчеры Shift могут вручную добавить их в сдвиги как требуется.

Системы хорошего качества T & A делают настройку и редактирование сдвигов очень просто. Дальнейшее уточнение некоторых приложений — это анализ конкретных видов работ в рамках сдвигов.

Подсказка № 6.1

Поиск новой системы времени и посещаемости — это подходящее время для переоценки ваших точек времени. Часы представляют собой инвестиции в размере около пары тысяч фунтов каждая, и поэтому вы действительно не хотите слишком много из них. Изучите динамику своей деятельности; ваши часы слишком далеко от реальных рабочих станций?

7. Настройка сведений о сотрудниках

Помимо обычной информации о сотрудниках, такой как «Имя и адрес», может потребоваться добавить поля для конкретной организации или настроить существующие поля.

В бывшей группе могут быть сотрудники пожарной службы, Назначенные лица; в последнем будут обязательные поля организации для таких категорий, как Мониторинг равных возможностей.

8. Настройка безопасности доступа пользователей

Определяет, кто может получить доступ к приложению / s и к какому уровню информации или действий, к которым у них есть доступ.

Политики доступа отличаются от организации к организации, но одно правило должно быть постоянным: сотрудники не должны иметь возможность изменять свои собственные записи (за исключением разрешенных полей в средах самообслуживания), хотя они должны иметь возможность их видеть (только для чтения) и включать их в отчетность.

Возможно, вы захотите разрешить отделу обучения видеть записи сотрудников относящихся к Истории работы и обучения, без доступа к личным данным и зарплате или внутренним рекрутерам, чтобы увидеть только детали работы.

. С временем и посещаемостью наиболее распространенная настройка безопасности — это позволить Shift Supervisors редактировать свои собственные смены работников. Non посещаемость редактируется задолженность, когда причина отсутствия известна, а затем может быть показана как неоплачиваемые, болезнь, милосердные или сделали позже на смене, и т.д.

Проблемы доступа будут также возникать во время и посещаемости, где система используется для контроля доступа к зданию или частям здания, а также к устройству записи времени.

Самообслуживание представляет собой гораздо более сложную задачу, так как вам потребуется организовать уровни безопасности для большинства ваших сотрудников (те которые имеют легкий доступ к онлайн-доступу). Это будет включать установление параметров для полей, которые могут быть изменены всеми сотрудниками (адрес, банковские реквизиты, отсутствие и праздники), их менеджеров и руководителей (официальные утверждения и рекомендации по обучению) и высшее руководство (например, численность персонала, бюджеты и корпоративные коммуникации). [19659004] 9. Настроить правила оплаты труда и оплаты труда

Существует два набора Правил: нормативные и установленные организацией.

Нормативные правила устанавливаются правительством и стандартом для каждой организации. Они будут включать такие категории, как Уставная выплата материнства, Уставная плата за ребенка, Минимальная заработная плата и Основные праздники.

Организационные правила являются особыми для этой организации и могут влиять на такие профессиональные положения, как Sick Pay, Long Service Entitlements, Pay Grades и Organizational hierarchy.

Как и при очистке данных, никогда не слишком рано начинать собирать эти правила вместе и приводить их в таблицу. Обязательно обратитесь к поставщику за матрицей правил, которая потребуется для того, чтобы у вас было руководство. Запуск поиска информации такого типа, в то время как консультант поставщика имеет счетчик работает расточительный способ работы!

10. Configure Reports

Вам нужно будет подумать о множестве отчетов, с которых вам потребуется доступ с самого начала, какие поля должны появляться, как их фильтровать и есть ли какие-либо временные или ведомственные параметры. Они могут быть использованы в учебных инструкциях по написанию отчетов, так как нет никакой альтернативы в обучении, как это делать для себя!

Некоторые примеры наиболее часто используемых отчетов:

Численность персонала: [19659004] Номер сотрудника, имя сотрудника, МВЗ, штатный эквивалент

Зарплата:

Номер сотрудника, имя сотрудника, МВЗ, годовая зарплата

Длительное обслуживание:

Количество сотрудников, сотрудников Имя, Дата регистрации, служба Лет (запуск с отчетной даты)

Сотрудник Оборот:

Нет. (в течение заданного периода) x 100, деленное на Среднее число сотрудников

Стабильность (пример показан для годового показателя)

№. сотрудников с 1-летним сервисом x 100, деленное на число сотрудников, занятых 1 год назад.

В некоторых отчетах используются одни и те же строительные блоки и их необходимо изменить, возможно, для данных между двумя датами. Вы можете настроить две пустые даты в своем отчете (начало и конец), чтобы при запуске отчета вы могли вставлять нужные даты в это время. Это известно в некоторых наборах отчетов как Runtime Prompt.

11. Настраивать Триггеры

Установите на бумаге список действий, которые вы хотите уведомления, то, что их вызывает, которым уведомления должны быть отправлены, и когда.

К примеру, все новые сотрудники на испытательный срок 12 недель , и вы хотите обеспечить своевременное проведение пробного интервью. Вы настраиваете триггер, гарантируя, что правило пробации для этого сотрудника составляет 3 месяца. Затем вы можете настроить триггер для перенаправления отформатированного и настроенного по электронной почте напоминания электронной почты для Линейного менеджера, сотрудника (и отдела кадров, если необходимо), в дату начала + 10 недель.

Пример:

Триггер: новый сотрудник

Поле: Стажировка

Состояние: Дата начала + 12 недель — 2 недели (или +10 недель)

Действие: электронная почта

Сообщение: «Обратите внимание, что (имя сотрудника) должно быть отправлено на проверку пробации по Дате (полученное от Даты начала + 12 недель). Пожалуйста, убедитесь, что этот обзор завершен к установленной дате».

Это упрощенное , но дает представление о том, как создаются эти триггеры.

12. История перенесена вперёд

История расчета просты в управлении, так как текущий текущий год удерживается в реальном времени, а предыдущие данные хранятся в архиве. Они должны быть доступны в течение не менее семи лет по статуту, поэтому вам необходимо будет принять меры, чтобы это соответствовало (см. Старые данные).

Записи времени и посещаемости также обычно не переносятся с предыдущего отпуска года. Целесообразно сохранить разумную сумму этих данных, возможно, 3 года, поскольку это может иметь отношение к возможным дисциплинарным мерам или судебным разбирательствам в отношении отсутствия болезни и производственного травматизма.

Записи о людях гораздо сложнее решить. Вероятно, справедливо сказать, что чем дольше сотрудник работает с организацией, тем тоньше файл! Тенденция состоит в том, чтобы собрать все больше и больше информации о новых сотрудниках, а тенденция возрастает.

Факторы, которые должны повлиять на количество истории сотрудников, будут включать:

. Как часто вы на самом деле ссылаетесь на записи более года ?

Кто-нибудь когда-либо оглядывается на карьеру в течение последних 10 лет?

Насколько точна и детализирована история?

Чем больше истории вы выдвигаете, тем дороже становится. Каждый исторический пост, возвращающийся во времени, должен быть создан, заселен, а затем обезврежен, когда работник движется дальше, хотя рабочие места и иногда отделы, возможно, потеряли живую память. Фактически вы восстанавливаете прошлое, и, как уже упоминалось ранее, эта история может быть неточной, чтобы иметь сомнительную ценность.

Эффективным способом решения этого было бы согласование момента времени, скажем, 2/3 лет до текущего времени миграции и импортировать его в новое приложение. Более ранние данные могут быть сохранены в виде файла истории (см. Старый пункт данных 15)

13. Заполнение нового приложения

Многие приложения заполняются путем загрузки серии связанных электронных таблиц (обычно .csv, полученных из Excel) с помощью импортера данных.

Вы можете помочь этому процессу, запросив шаблоны электронных таблиц у поставщика, и заполнить их из ваших недавно очищенных источников данных. Хотя это отнимает много времени, это очень хорошая проверка на данные, которые у вас есть, и дает вам хотя бы немного больше права собственности и контроля над ним; вы иногда найдете во время проекта, что есть моменты, когда кажется, что что-то происходит в другом месте!

14. Parallel Running

Само собой разумеется, что наиболее «критически важным» приложением является Payroll. Независимо от того, переходите ли вы из одного приложения в другое или к компьютеризированному HRIS, вам нужно выполнить параллельный запуск, то есть запустить его вместе с вашей текущей организацией, в течение определенного периода времени, главным образом для целей тестирования для сравнения и проверки вывода, а также для обнаружить любые работы проблемы, прежде чем жить.

Расчет заработной платы и, в меньшей степени, времени и посещаемости работать более в «реальном времени», чем HR, и, следовательно, должны быть приоритетными.

Одним из наиболее частых вопросов, которые мы задавали «Сколько параллельных прогонов мы должны делать?» Нет жесткого и быстрого ответа, и все это будет зависеть от ваших ресурсов, но мы бы рекомендовали минимум два и, возможно, не более трех. Если вы по-прежнему возникают значительные расхождения после двух параллельных трасс, вы должны быстро установить, где недостатки лежат и исправить их, в противном случае ваш проект будет отклеиваться.

Когда параллельно работает и другие испытания завершается удовлетворительно, покупатель будет тогда знак с документа приемки конечного пользователя. Затем данные готовы к загрузке в Живую среду.

15. Перенос тестовых данных в живую среду

Это будет выполняться с помощью функции ИТ / ИКТ и будет включать декантирование проверенных данных в среду приложения, готовую к использованию в реальном времени.

В приложениях, размещенных в Интернете, это будет делать хост в своем собственном месте, а покупатель просто указывает свой браузер на новый адрес живого.

16. Старые данные

Часто упускают из виду. Помимо определения истории, которую вы внесли в новое приложение, вы все равно должны принять решение о том, где хранить исторические данные.

Расчет заработной платы должен быть доступен не менее семи лет, а HR — постоянный запись. Основные параметры:

Поддержание версии среды предыдущей программы, в которой записи и чтение записей доступны;

Данные преобразуются в современный формат, такой как Excel, где его можно использовать по своему усмотрению;

Старомодная гигантская куча распечатки.

Первые два имеют стоимость; а) обычно является постоянной арендной платой, и б) является разовым сбором. Не особенно дешево. Последний вариант не так непрактичен, как может показаться; люди обычно переоценивают объем доступа, который им необходим для исторических данных. Предоставление отчетов по истории производится в различных видах (фамилия, номер сотрудника, номер национального страхования, операционный отдел), тогда поиски не занимают много времени.

17. Де-ввод в эксплуатацию

Помните, что если вы отказываетесь от предыдущего приложения, вам необходимо изучить условия, по которым вы его отказываетесь, с особым учетом периодов уведомления и финансовых соображений, связанных с ними.

Существующие системы должны быть до тех пор, пока полное завершение работы над новым приложением не будет завершено, а затем их можно будет очистить и снять с рабочей платформы. Убедитесь, что все основные диски учтены, возвращены оригинальному поставщику или удалены в соответствии с их пожеланиями.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *