Электронная система заказа на поставку — «Боль в шею» или решающий инструмент для оценки работы

При запуске учебных классов для менеджеров проектов одна из проблем, возникающих снова и снова, заключается в том, что проекты выглядят прибыльными только до тех пор, пока они не будут завершены. Только когда через некоторое время все счета-фактуры третьих лиц были получены в бухгалтерии и были отнесены на мешок работы, рентабельность может оказаться менее благоприятной.

Этого не должно быть так, поскольку доступно много информации:

— В большинстве случаев есть бюджет для проекта, согласованного с клиентом после того, как краткое сообщение было принято. Часть этого бюджета будет покрывать расходы третьих сторон. Много идей и опыта, связанных с подобными работами, помогло бы генерировать этот бюджет.

— Менеджеры проектов чаще всего имеют некую (рукописную или запомненную) запись того, что они заказали для своей работы. Таким образом, вся информация доступна в гораздо более раннее время, чем при получении счета-фактуры на покупку.

Именно здесь приходит система электронного заказа на поставку. Это простой способ записывать предстоящие затраты против рабочих мест в момент их запуска.

Люди иногда немного обеспокоены тем, что использование компьютера для записи этих затрат может занять много времени, но для входа в ПО требуется всего полминуты, не дольше, чем потребуется, чтобы написать заметку с дополнительным преимуществом что — в отличие от примечания — информация о системе не может потеряться.

Если какие-либо расходы третьих сторон записываются в сумке работы во время их заказа, сюрпризов не будет, когда будут начисляться счета.

Всегда будут случаи, когда затраты меняются с того, что изначально было предусмотрено в бюджете для, но это, как правило, будет отбрасываться, когда к поставщику придет подробное описание работы во время создания ПО, а не в самом конце, когда все работы поставщика получены и нуждаются в оплате.

Если цена, указанная поставщиком при заказе работы, оказывается больше (или меньше), чем исходный бюджет, бюджет может быть соответствующим образом скорректирован. В идеале при подготовке начального бюджета и котировки клиенту была добавлена ​​надбавка, которая будет покрывать увеличение расходов. Если этого недостаточно, к клиенту можно обратиться во время заказа на поставку и получить информацию об измененной калькуляции либо для увеличения их бюджета, либо для изменения краткого описания проекта.

Электронная система PO существует перед отличным способом отслеживать фактические данные по бюджетам в кратчайшие сроки и избегать неприятных сюрпризов после завершения проекта.

В дополнение к этой выгоде от перспективы калькуляции работы компьютеризированный отчет PO также сэкономит время для финансового отдела:

Когда приходит счет-фактура поставщика, этот счет-фактура может затем быть интегрирован в систему калькуляции затрат и учета, к ПО, вызвавшему его. Поскольку это ПО будет содержать все детали работы, больше не нужно вводить строки счетов в требуемую финансовую систему. Если счета-фактуры превышают стоимость заказа, это немедленно помечено, и они могут быть допрошены с поставщиком.

Беспроигрышный результат для всей организации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *