Двенадцать способов улучшить вашу систему подачи документов

Каждой организации требуется управление записями и программа управления записями. После создания программы управления записями и назначения сотрудника по управлению документами следует разработать график хранения / контроля. По мере того, как становится очевидным необходимость улучшения системы и улучшения системы, рекомендуется использовать следующую двенадцатиэтапную стратегию.

  1. Очистить неактивные файлы — удалить неактивные и повторяющиеся записи из вашей активной системы регистрации, чтобы улучшить время поиска и доступа. В дополнение к улучшению времени отклика вашей активной системе подачи потребуется меньше площади. На данный момент не уничтожайте неактивные записи.

      

      

  2. Записи инвентаря — Проведите тщательный учет инвентаря. Инвентаризация ваших учетных записей так же важна для вашей организации, как и инвентаризация частей для менеджера запчастей. Запасы записей помогут вам оценить стандарты маркировки, поток информации и будут необходимы, если вы планируете конвертировать файлы в файловую систему с боковой таблицей или в программное обеспечение для управления учетными записями.

      

      

  3. Преобразование в систему папок с боковой панелью . Традиционные шкафы для ящиков не занимают места и не замедляют процесс поиска и заполнения файлов. Системы хранения на боковых подушках на основе полки требуют меньшего пространства и более быстрого поиска записей. Проведите некоторое исследование, чтобы убедиться, что преобразование в систему регистрации боковых вкладок на полке является оправданным для вашей организации. Серьезное внимание следует уделять тщательному планированию, обоснованию затрат и внедрению систем подачи, подходящих для необходимых приложений.

      

      

  4. Оценить существующие стандарты маркировки . Оцените свою текущую систему маркировки файлов, чтобы определить, нужно ли делать изменения для повышения скорости и точности подачи. Например, простой ярлык с цветовым кодом может изменить трудоемкий проект очистки неактивных записей в простой задаче. Обследуйте своих сотрудников и пользователей за их мнения о методах маркировки, которые облегчат доступ к файлам.

      

      

  5. Выберите нужную папку . Существует множество различных типов папок на основе активности, количества документов и длительности записей, которые будут сохранены в активном состоянии.

      

      

  6. Использовать индексы или разделы . Использование папок с индексами и разделами организует и стандартизирует документы в файле. Организованная информация обеспечивает более быстрый доступ к требуемым документам и помогает поддерживать целостность файла.

      

      

  7. Инвестируйте в систему маркировки по требованию — Маркировка по требованию — экономичный способ улучшить вашу систему подачи. Программное обеспечение для маркировки по требованию позволяет печатать цельную этикетку с струйным принтером или лазерным принтером. Ярлыки обычно имеют длину от 7 "до 8 дюймов и могут быть напечатаны любым типом или стилем цветных меток, информацией об именах и адресах и ярлыками штрих-кодов. Маркировка по требованию устраняет индивидуальную ручную упаковку цветных меток и дополнительные задачи ввода имен имен файлов. Маркировка по требованию может создавать буквенно-цифровые метки, метки верхней и нижней таблиц и разные стили ярлыков для разных отделов вашей организации.

      

      

  8. Standardize . Стандартизация систем подачи должна быть основной целью. Стандартизация оборудования, расходных материалов, программного обеспечения, процедур и политики приводит к экономии масштаба и единообразия всей организации.

      

      

  9. Реализация процессов — Внедрение соответствующих процессов, технологий, оборудования и расходных материалов для каждого приложения системы подачи. Преобразование в стеллажи с полными файлами, внедрение цветового кодирования и штрих-кодирования, внедрение индексации файлов, отслеживание файлов и графика хранения записей приводит к созданию системы, которая может быть интегрирована с другими информационными системами внутри организации.

      

      

  10. Внедрение программного обеспечения для управления учетными записями — Набор программных пакетов для управления записями качества существует для использования при расширении программ, систем и функций управления записями. Эти программы могут готовить и поддерживать графики хранения / управления записями, отслеживать файлы и коробки в офисе для хранения данных и помогать управлять хранением записей.

      

      

  11. Разработка руководства по управлению записями — каждой организации требуется руководство по управлению записями. Руководство должно быть справочным руководством для вашей организации и учебным пособием для нового персонала. В руководстве должно быть объяснение каждой системы регистрации в вашей организации, включая подробные процедуры подачи заявок. Создайте раздел по часто задаваемым вопросам, которые могут быть легко разработаны на основе вопросов, заданных членами или вашей организацией. Рассматривая комплимент вашего руководства с видео, чтобы упростить обучение.

      

      

  12. Отчет о сбережениях / достижениях . Подготовьте годовой отчет (по крайней мере) с подробным описанием экономии. Отчет о сбережениях должен содержать сведения о сохраненных объемах ресурсов, экономии персонала за счет преобразования в файловую систему, обеспечивающую более эффективный доступ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *